Zásady ochrany soukromí

Cílem těchto zásad ochrany osobních údajů („Zásady ochrany osobních údajů“) je informovat vás o našich postupech týkajících se shromažďování a používání vašich údajů, které nám můžete poskytnout prostřednictvím našich webových stránek wflow.com ("Webové stránky“) a/nebo aplikace wflow.com Scanner („Platformy“) a při využívání našich služeb inzerovaných na Platformách („Služby“). Přečtěte si prosím pozorně tyto Zásady ochrany osobních údajů!

1. Tyto Zásady ochrany osobních údajů byly naposledy aktualizovány dne 22. 4. 2024 a mohou být čas od času aktualizovány s ohledem na změny právních předpisů, proto si je prosím občas znovu přečtěte. Nejnovější verzi vždy najdete na našich Webových stránkách na adrese https://wflow.com/cs/ochrana-osobnich-udaju. Pokud provedeme zásadní změny, pokusíme se je oznámit alespoň 30 dní předtím, než změny vstoupí v platnost. Co se považuje za podstatnou změnu určíme podle vlastního uvážení. Pokračováním v přístupu k našim Platformám nebo Službám nebo jejich používáním po nabytí účinnosti těchto změn souhlasíte s tím, že se budete řídit těmito aktualizovanými podmínkami. Pokud s novými podmínkami nesouhlasíte, přestaňte prosím Platformy používat.

2. Vaše údaje zpracováváme s náležitou péčí, v souladu se všemi platnými zákony a předpisy, včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“).

3. Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují pouze na námi prováděné zpracování údajů a nevztahují se na postupy ochrany osobních údajů jiných stran a za tyto postupy neodpovídáme. V mnoha případech také vystupujeme jako tzv. zpracovatelé osobních údajů, a to při činnostech popsaných v samostatných podmínkách zpracování osobních údajů, které tvoří přílohu č. 1 obchodních podmínek.

• Kdo zpracovává vaše osobní údaje?

1.Vaše osobní údaje zpracovává naše společnost wflow.com Czech Republic s.r.o., IČO: 072 12 241, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka: C 295488 (dále jen „Správce“ nebo „my“).

2. Chcete-li se dozvědět více o správě osobních údajů nebo máte-li jakékoli další dotazy, můžete nás kontaktovat na adrese gdpr@wflow.com.

• Jaké osobní údaje zpracováváme?

Subjekty zpracování osobních údajů podle těchto Zásad ochrany osobních údajů jsou osoby zastupující naše Zákazníky (jak jsou definováni v našich Podmínkách poskytování služeb), kteří jsou právnickými osobami („Zástupce“), a všichni ostatní uživatelé Účtu na našich Platformách („Uživatelé“ nebo „vy“).

O Uživatelích můžeme shromažďovat následující typy informací:

1. Osobní údaje týkající se Uživatele

Můžeme shromažďovat a zpracovávat vaše jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a další údaje, které nám dobrovolně poskytnete při používání našich Služeb.

2. Technické informace

My a/nebo naši autorizovaní externí poskytovatelé služeb (např. Google LLC - Google Analytics) můžeme automaticky shromažďovat technické údaje, pokud používáte naše Služby. Technické údaje mohou zahrnovat zejména adresu URL webové stránky, kterou jste navštívili před návštěvou našich Webových stránek, čas a datum návštěvy Uživatele, zvyklosti při surfování, IP adresu, název prohlížeče, typ počítače nebo zařízení, které přistupuje k našim Službám, čas strávený na Webových stránkách a další podobné technické informace („Technické údaje“). V omezeném počtu případů je možné technické údaje použít a identifikovat vás podle nich jako fyzickou osobu, čímž se z nich stávají osobní údaje podle platných právních předpisů; nikdy však technické údaje nepoužíváme k tomu, abychom vás identifikovali jako fyzickou osobu.

3. Uživatelská data

Když se zaregistrujete na našich Platformách, začneme shromažďovat údaje ze zařízení a aplikací spojených s vaším Účtem, které mohou zahrnovat osobní údaje týkající se vás, vašich účtů nebo třetích stran, včetně informací o vašich zařízeních používaných účty, webovými stránkami a aplikacemi, které vaše účty používají (souhrnně „Uživatelské údaje“).

4. Anonymizovaná data, která poskytují agregované analýzy a statistiky z Platformy

Pokud jste použili naši Platformu a Služby, můžeme tyto analytické a statistické údaje získané při používání Platforem anonymizovat a agregovat („Poznatky“). Poznatky mohou být použity pro účely výzkumu a vývoje. Na rozdíl od Technických údajů jsou Poznatky anonymní a není možné vás podle nich identifikovat jako jednotlivce.

O Zástupcích můžeme zpracovávat následující osobní údaje:

1. Osobní údaje týkající se Zástupců

Můžeme shromažďovat identifikační údaje Zástupce a zastupované společnosti, e-mailovou adresu, telefonní číslo, vztah ke společnosti, kterou Zástupce zastupuje a informace potřebné pro plnění vzájemného smluvního vztahu, případně pro splnění zákonných povinností, které se na nás vztahují z pohledu zákonů, jako je zákon o účetnictví či daňové předpisy.

V případě, že navštívíte naše Webové stránky a vyplníte některý z našich formulářů, budeme zpracovávat následující osobní údaje:

1. Osobní údaje zadané v rámci formulářů na Webových stránkách

Rozsah osobních údajů odpovídá vždy konkrétnímu formuláři, přičemž obecně jde o identifikační údaje, identifikaci společnosti, za kterou formulář vyplňujete, e-mailová adresa, telefonní číslo. Dále budeme zpracovávat i další informace, které umožňuje kontaktní formulář vyplnit.

• Jaký je účel a právní základ zpracování vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:

1. plnění smlouvy uzavřené mezi námi a Zákazníkem na základě rozhodnutí Zákazníka využívat naše Služby.

Tento účel zahrnuje zejména následující činnosti zpracování:

• otevření účtu na našich Platformách;
• informování o aktualizacích a nových funkcích našich Služeb (včetně změn cenového modelu);
• informování o aktualizacích našich Podmínek poskytování Služeb, Zásad používání souborů cookies (které jsou dostupné v rámci podrobného nastavení cookies pod proklikem „Cookies settings“ v patičce webových stránek) a těchto Zásad ochrany osobních údajů;
• odpovídat vám na jakékoli dotazy, které můžete mít v souvislosti s našimi Službami;
• řešení případných problémů a sporů souvisejících se smlouvou.

Za tímto účelem zpracováváme vaše jméno, e-mailovou adresu a další údaje, které jste nám dobrovolně poskytli při používání našich Služeb (tj. když jste si na našich Webových stránkách vytvořili Účet). Součástí činností zpracování může být také zpracování osobních údajů týkajících se Zástupců, a to za účelem plnění povinností vyplývajících ze vzájemné smlouvy.

Právní základ pro toto zpracování je: plnění smlouvy v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

2. zlepšování našich Platforem a Služeb

Můžeme rozpoznávat a počítat návštěvníky našich Webových stránek a zaznamenávat anonymní návštěvy za účelem zlepšování našich Webových stránek a Služeb.

Právním základem zpracování Technických údajů (jak jsou definovány výše) je: oprávněný zájem Správce v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3. uvedení našich Služeb na trh

Můžeme vám nabízet naše současné nebo budoucí Služby pouze v případě, že se přihlásíte k odběru newsletteru na našich Webových stránkách nebo nám při vytváření Účtu na našich Webových stránkách udělíte souhlas se zasíláním aktualizací a tím nám poskytnete souhlas se zpracováním vaší e-mailové adresy pro marketingové účely.

Právním základem zpracování Vaší e-mailové adresy je: váš souhlas v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Pokud jste naším zákazníkem, může být právním základem také náš oprávněný zájem, který spočívá v přímém marketingu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Přímou marketingovou komunikaci od nás můžete ukončit kliknutím na odkaz „Odhlásit se z odběru newsletteru“ v jakékoli e-mailové komunikaci, kterou vám zasíláme.

4. udržování našich Platforem v bezpečí

Můžeme monitorovat používání Platforem. Účelem tohoto shromažďování a zpracování je ochrana před zneužitím Platforem a prevence závažného zneužití ze strany Uživatelů.

Právním základem daného zpracování je: oprávněný zájem Správce v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

5. plnění zákonných povinností

V rámci poskytování Služeb může docházet také k tomu, že budeme některé osobní údaje zpracovávat pro účely plnění zákonných povinností. Zejména v případech, kdy budeme vystavovat účetní podklady, faktury a jiné dokumenty potřebné pro účely plnění povinností v oblasti účetnictví a daní. Konkrétně se může jednat o kontraktní údaje Zástupců, identifikaci společnosti, navazující komunikaci. Právním základem pro zpracování je plnění povinností vyplývajících z právních předpisů v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

6. zajištění komunikace

Při vyplnění kontaktních formulářů, registraci na webináře, vyplnění formuláře pro zaslání různých dokumentů můžeme zpracovávat informace obsažené v těchto formulářích, zejména kontaktní údaje za účelem zajištění společné komunikace. Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, který spočívá právě v zajištění komunikace naší společnosti vůči všem, kteří o to žádají.

• Zákazník jako správce a Wflow jako zpracovatel

1. Ve vztahu k některým osobním údajům zpracovávaným prostřednictvím Platforem, např. k osobním údajům subjektů, které jsou získávány z nahraných dokumentů, vystupuje Wflow jako zpracovatel.

2. Zákazník jako správce odpovídá za to, že má pro zpracování právní základ a že subjektům poskytuje úplné informace o zpracování údajů, které provádí prostřednictvím Platforem. Informace uvedené v tomto článku. mají pouze obecný a informativní charakter a jejich přesnost a úplnost není zaručena.

3. Pokud máte zájem zjistit, jakým způsobem zpracovává Zákazník osobní údaje, neváhejte se obrátit přímo na konkrétního Zákazníka.

• Kdo jsou příjemci vašich osobních údajů?

1. Vaše osobní údaje sdílíme pouze v rámci naší organizace.

2. Vaše osobní údaje nesdílíme s žádnými příjemci, pokud nenastane jedna z následujících okolností:

2.1 je to nezbytné k tomu, abychom vám mohli poskytovat naše Služby
V rozsahu, v jakém naši externí poskytovatelé služeb (dílčí zpracovatelé) potřebují přístup k vašim osobním údajům, aby nám pomohli poskytovat Služby, jsme přijali vhodná smluvní a organizační opatření, abychom zajistili, že vaše osobní údaje budou zpracovávány v souladu se všemi platnými zákony a předpisy.

Níže je uveden seznam našich dílčích příjemců pro zajištění souladu s předpisy:

• Rossum Ltd, UK (přičemž společnost má sídlo ve Velké Británii, která je v souladu s rozhodnutím Evropské komise považována za zemi s odpovídající úrovní ochrany osobních údajů)
• Microsoft Azure
• PDF GENERATOR API (Actual Reports OÜ)

Seznam těchto dílčích příjemců se může čas od času měnit, protože některé z výše uvedených poskytovatelů změníme nebo odstraníme a/nebo zavedeme jiné poskytovatele, kteří nám budou pomáhat při poskytování Služeb.

2.2 je to nutné ze zákonných důvodů

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s příjemci mimo Správce, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k vašim osobním údajům a jejich použití je přiměřeně nezbytné pro: (i) splnění jakéhokoli platného zákona, nařízení a/nebo soudního příkazu; (ii) odhalení, prevenci nebo jinému řešení podvodů, bezpečnostních nebo technických problémů; a/nebo (iii) ochraně zájmů, majetku nebo bezpečnosti Správce, našich Uživatelů nebo veřejnosti, pokud je to v souladu se zákonem. Pokud to bude možné, budeme vás o takovém zpracování informovat.

2.3 potřebujeme vylepšit poskytované Služby
Za účelem zlepšení našich Platforem a Služeb můžeme využívat níže uvedené třetí strany, které nám pomáhají shromažďovat a analyzovat technické údaje.

Níže je uveden nevýlučný seznam našich dílčích příjemců:

• Google Analytics (Google LLC, přičemž společnost je zapsána v rámci Data Privacy Framework)
• Smartlook (Smartlook.com, s.r.o.)
• Intercom (Intercom, Inc., přičemž společnost je zapsána v rámci Data Privacy Framework)

Seznam těchto dílčích příjemců se může čas od času měnit, protože některé z výše uvedených poskytovatelů změníme nebo odstraníme a/nebo zavedeme jiné poskytovatele, kteří nám budou pomáhat při poskytování služeb.

2.4 evidujeme si naše kontakty a zajišťujeme obchodní komunikaci
Za účelem evidence kontaktů, zákazníků a zajištění správy a evidence komunikace využíváme interní software, ve kterém jsou evidovány všechny potřebné informace.

Jedná se o následující příjemce:

• HubSpot, Inc. (společnost je zapsána v rámci Data Privacy Framework)

Seznam těchto dílčích zpracovatelů se může čas od času měnit, protože některé z výše uvedených poskytovatelů změníme nebo odstraníme a/nebo zavedeme jiné poskytovatele, kteří nám budou pomáhat při poskytování služeb.

• Předáváme vaše údaje do zemí mimo EU/EHP?

1. Správce může vaše osobní údaje předávat do zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor, pokud spolupracuje s externími poskytovateli služeb. V takovém případě předáváme vaše osobní údaje pouze do země, která je považována za zemi s odpovídající úrovní ochrany v souladu s rozhodnutím Evropské komise, nebo jsou zavedena vhodná opatření na ochranu vašich osobních údajů, jako jsou standardní smluvní doložky nebo závazná vnitropodniková pravidla. Bez ohledu na to, v jaké zemi jsou vaše osobní údaje zpracovávány, Správce přijímá přiměřená technická, právní a organizační opatření, aby zajistil stejnou úroveň ochrany jako v Evropské unii a Evropském hospodářském prostoru. Pokud se chcete dozvědět více informací o mezinárodním předávání vašich osobních údajů a o vhodných ochranných opatřeních, kterými se řídí předávání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na adresu gdpr@wflow.com.

2. Pokud se účastníme fúze, akvizice nebo jiné reorganizace, mohou být vaše údaje předány v rámci této transakce. O každé takové transakci vás budeme informovat (například prostřednictvím zprávy na e-mailovou adresu spojenou s vaším Účtem) a uvedeme možnosti, které si v takovém případě můžete vybrat.

• Jaká je doba uchování vašich osobních údajů?

1. Správce uchovává vaše osobní údaje pouze v případě, že je to zákonem povoleno a nezbytné pro účely, pro které byly údaje shromážděny, nejdéle však 5 let poté, co jste naši platformu použili naposledy.

2. V případě zajištění newsletterové komunikace jsou osobní údaje zpracovávány po dobu, než jejich odběr odmítnete v rámci každého jednotlivého obchodního sdělení, případně se můžete obrátit na adresu gdpr@wflow.com s žádostí.

3. Pokud se jedná o plnění zákonných povinností, ty nám určují zejména předpisy o účetnictví a daňové předpisy a doba uložení některých údajů uvedených výše může být i 10 let (z důvodu případných kontrol a zákonných lhůt).

• Jaká jsou vaše práva?

1. Právo přístupu - Správce vám umožní přístup k vašim osobním údajům, které zpracovává. To znamená, že se na nás můžete obrátit a vyžádat si od nás potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, máte právo požádat o přístup ke svým údajům, který vám poskytneme formou tzv. registru (s uvedením zejména účelů, kategorií osobních údajů, kategorií příjemců osobních údajů, doby uložení nebo kritérií pro určení doby uložení).

2. Právo na opravu - Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o vás máme uloženy.

3. Právo na výmaz - Můžete nás také požádat o vymazání vašich osobních údajů z našich systémů. Takovým žádostem vyhovíme, pokud nebudeme mít oprávněný důvod vaše osobní údaje v systému ponechat.

4. Právo na omezení zpracování - Můžete nás požádat, abychom omezili určité zpracování vašich osobních údajů. Pokud omezíte určité zpracování vašich osobních údajů, může to vést k omezení vaší možnosti využívat naše Služby a Platformy.

5. Právo na přenositelnost - Máte právo získat od nás své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za účelem předání osobních údajů jinému správci.

6. Právo odvolat souhlas – Máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, přičemž odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

7. Jak uplatnit vaše práva - Výše uvedená práva můžete bezplatně uplatnit písemně zasláním e-mailu na adresu gdpr@wflow.com. V závislosti na vaší žádosti můžeme požadovat potvrzení vaší totožnosti.

• Můžete si stěžovat?

1. Pokud se domníváte, že naše činnosti zpracování vašich osobních údajů nejsou v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů, můžete podat stížnost místnímu dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, https://uoou.gov.cz/.

• Jsou data zabezpečena?

1. Přijímáme veškerá přiměřená a vhodná bezpečnostní opatření na ochranu Správce a našich uživatelů před neoprávněným přístupem k osobním údajům, které uchováváme, nebo před jejich neoprávněnou změnou, zveřejněním či zničením. Opatření zahrnují, pokud je to vhodné, anonymizaci, šifrování, firewally, zabezpečená zařízení a systémy přístupových práv. Pokud i přes bezpečnostní opatření dojde k narušení bezpečnosti, které by mohlo mít negativní dopady na vaše soukromí, budeme vás o tomto narušení informovat co nejdříve, jak jen to bude možné. V případě jakýchkoli dotazů nás neváhejte kontaktovat na adrese gdpr@wflow.com.