Implementace a podpora systému wflow u společnosti DYPE

Společnost DYPE je externí finanční oddělení pro startupy a scaleupy specializující se na účetní služby a automatizaci finančních procesů. Jedním z klíčových nástrojů, které využívá pro správu svých klientů, je wflow, moderní platforma pro digitální správu dokladů a jejich integraci do účetních systémů. Tato případová studie popisuje spolupráci/využití wflow u Dype, včetně technické podpory, optimalizace procesů a dosažené úspory času.

Výzva

DYPE již od začátku svojí existence využíval moderní technologie, které zjednodušují pracovní proces a automatizují vytěžování dokumentů, které pro své klienty zpracovává. Výzva tedy byla  najít nejvhodnější nástroj na trhu, který umožní poskytovat klientů moderní, digitální a automatizované služby. Bylo nutné najít řešení, které umožní efektivní správu dokladů, minimalizuje chyby a zajistí bezproblémovou integraci s účetním softwarem ABRA Flexi.

Řešení: Implementace wflow

wflow v DYPE využívají jako jeden z klíčových nástrojů  pro digitální správu dokladů a jejich vytěžování u našich klientů. Systém umožňuje nejen automatický přenos dat do účetního systému, ale také poskytuje široké možnosti schvalovacích procesů a auditní stopu. DYPE úzce spolupracuje s externím partnerem, který zajišťuje správné propojení wflow a ERP.

Technická podpora a optimalizace

Od počátku spolupráce byla podpora wflow klíčovým zdrojem cenných informací. Tým DYPE oceňuje rychlou reakci podpory, odborné znalosti pracovníků a ochotu řešit složité problémy. Díky tomu se daří efektivně vést celý proces a nasazení systému našim klientům.

„Podpora wflow byla od začátku skvělá. Většina pracovníků je erudovaných a jejich reakční doba je výborná. Oceňuji zejména jejich zájem při řešení komplexních problémů a vstřícnost při komunikaci. Zejména Martin Homola nám často pomáhá při komplikovaných integracích, či nadstandardních požadavcích našich klientů,” zmiňuje Marian Tomko, CEO Dype

Výsledky a přínosy

1. Úspora času při zpracování dokladů
2. Díky vypnutí nepotřebných funkcí, jako jsou položky faktur a účtenek, kde je klient nevyžadoval, dosahuje DYPE u svých klientů úspory až 20 % času při zpracování dokladů. To se projevilo zejména při těžbě dokladů, kdy systém wflow umožnil jejich efektivní vytěžení a automatický přenos do ERP.
3. Optimalizace integrace s ERP
4. Spolupráce s externím dodavatelem konektoru mezi wflow a ERP umožňující správné napojení na účetní systém, což se ukazuje jako klíčový faktor pro úspěšnou integraci wflow do firem. Příkladem úspěšné optimalizace je vytvoření dokladových řad pro různé měny, které automaticky přiřazují správný účet dle měny faktury. To vede ke snižování chybovosti a eliminaci problémů s odchozími platbami na špatné účty.
5. „Díky napojení jsme vyřešili problém s vícero účty v různých měnách. Nyní se faktura v jiné měně automaticky zařadí do příslušné dokladové řady, což nám šetří spoustu času při kontrolách,” popisuje Marian Tomko.
6. Zaškolení týmu a využití automatizace
7. I přes počáteční náročnost na zaškolení vytěžovacího týmu se tým DYPE rychle adaptoval na práci s wflow. Základní zaškolení trvá přibližně 2 hodiny, následně je nutné pokračovat v praktickém používání systému. Začlenění nových automatizačních funkcí, které byly implementovány v rámci aktualizací systému, je stále předmětem dalšího zkoumání. Pro DYPE to představuje velký potenciál pro další úspory času, například prostřednictvím webinářů, kde účetní firmy sdílejí své „best practices“ pro využití wflow.
8. Schvalovací procesy
9. wflow poskytuje široké možnosti nastavení schvalovacích cest, což je pro některé klienty klíčovým benefitem. Například u jednoho z našich klientů byl systém schvalování dokladů optimalizován tak, že vedoucí středisek schvalují doklady týkající se jejich aktivit. To vedlo k výraznému snížení administrativní zátěže pro Head of People Operations, která předtím schvalovala všechny doklady.
10. Mobilní aplikace a vytěžování dat
11. Velkým přínosem pro zjednodušení práce byla mobilní aplikace wflow, která umožňuje rychlé a kvalitní focení dokladů, zejména účtenek. Aplikace také usnadňuje schvalování dokladů a nabízí možnost doplňování informací o střediscích a zakázkách přímo na mobilním zařízení.

Závěr

Rychlá implementace wflow a pokračující dlouhodobá spolupráce u společnosti DYPE vedla k výrazným časovým úsporám, zefektivnění procesů a zlepšení celkové produktivity práce interního týmu DYPE. Kromě technické a zákaznické podpory, která hrála klíčovou roli, se daří úspěšně napojovat wflow na účetní systém ABRA Flexi u našich klientů. Úspora času až 20 % při zpracování dokladů a optimalizace schvalovacích cest byly hlavními faktory zlepšení efektivity.

„wflow nám přináší značnou úsporu času a zlepšení celkové organizace dokladů. Díky přímé spolupráci s podporou wflow jsme schopni zvládnout i náročné integrace a klienti jsou s tímto systémem spokojeni. Nadále se snažíme posouvat naše procesy a využívat veškeré nové možnosti, které wflow nabízí,” dodává Marián Tomko.

‍