Jak Shoptet šetří 2 z 5 pracovních dní týdně díky wflow

Case Study: Jak Shoptet šetří 2 z 5 pracovních dní týdně díky wflow

Shoptet, lídr mezi e-shopovými platformami, je známý nejen svým moderním přístupem k zákazníkům, ale i efektivním řízením svých interních procesů. Implementace wflow jim umožnila zpracovávat tisíce dokladů digitálně a transparentně, což zásadně ulehčilo práci jejich týmu a zlepšilo komunikaci jak s dodavateli, tak v rámci firmy.

O Shoptetu

Shoptet využívá více než 30 000 klientů po celém světě. Se svými třemi pobočkami v České republice, Slovensku a Maďarsku je klíčovým hráčem na středoevropském trhu. Rostoucí organizační struktura a objem dokumentů však vyžadovaly moderní nástroj, který by zajistil hladké zpracování dokladů a jejich rychlé schvalování.

Klíčová čísla:

• 3 pobočky využívající wflow
• 5000 dokladů zpracovaných ročně
• 45 schvalovacích cest nastavených v systému
• 12 minut ušetřených na každé přijaté faktuře

Problém: Řízení růstu a efektivity

Růst společnosti přinesl výzvy spojené s řízením stále většího objemu dokladů. Bylo nutné najít řešení, které by:

1. Zrychlilo schvalování tisíců faktur, aby nevznikaly zbytečné prodlevy.
2. Zjednodušilo interní procesy, umožnilo pružně reagovat na změny a zároveň zajistilo kontrolu nad náklady.
3. Podpořilo práci vzdáleně: S expanzí bylo důležité umožnit práci odkudkoli.

Řešení: Nasazení wflow

Shoptet si zvolil cloudovou aplikaci wflow, která se stala klíčovým nástrojem pro digitalizaci zpracování dokladů. Jednou z největších výhod bylo zavedení vícestupňového schvalování, které umožnilo rychlé a transparentní rozhodování.

„S tím, jak firma rychle rostla, bylo nutné najít řešení, které by nám umožnilo efektivně řídit workflow přijatých dokladů a mít nad nimi dostatečnou kontrolu. Všechny přijaté doklady nyní zpracováváme digitálně, včetně jejich schvalování a předání externí účetní firmě. S tím nám pomohlo wflow.“

— Jan Hospodka, CFO Shoptet

Výsledky: Flexibilita a efektivita

Implementace wflow přinesla Shoptetu významné zlepšení v několika klíčových oblastech:

1. Úspora 2 pracovních dní týdně

Díky digitalizaci a zjednodušení procesů ušetřil Shoptet dva pracovní dny týdně, které může tým věnovat strategickým činnostem.

2. Rychlejší schvalování a zaúčtování dokladů

Mobilní aplikace pro schvalování umožňuje zaměstnancům pracovat odkudkoli, čímž se zrychluje celý proces zpracování dokladů.

3. 12 minut ušetřených na každé faktuře

Schvalování tisíců dokladů ročně se zkrátilo díky automatizaci a online workflow. U každé faktury firma ušetří průměrně 12 minut, což přináší výraznou časovou úsporu v celém účetním oddělení.

4. Transparentní komunikace

Jednotný systém pro evidenci a schvalování faktur zlepšil komunikaci nejen mezi týmy, ale i s dodavateli.

Co přinesla digitalizace Shoptetu?

1. Flexibilní řízení firmy odkudkoli: Mobilní aplikace pro schvalování umožňuje efektivní práci na dálku.
2. Rychlé zpracování dokladů: Transparentní a jednoduchý systém schvalování šetří čas a eliminuje chyby.
3. Snížení administrativní zátěže: Automatizace procesu umožnila zaměstnancům zaměřit se na strategické cíle.

Závěr: Digitalizace jako klíč k růstu

Pro rychle rostoucí společnost, jako je Shoptet, bylo zavedení wflow strategickým krokem k vyšší efektivitě a úspoře času. Moderní nástroj nejenže zlepšil řízení nákladů a komunikaci s dodavateli, ale také umožnil firmě fungovat flexibilně a rychle reagovat na potřeby trhu.

Díky wflow má Shoptet dokonalý přehled o všech dokladech a může se plně soustředit na svůj růst a poskytování špičkových služeb svým klientům.

‍