Digitalizace účetnictví ve stavební firmě Menard Construction

Menard Construction, divize skupiny Soltan Freyssinet, je předním hráčem v oblasti stavebních technologií, specializující se na úpravy podloží. Díky inovativním řešením firma eliminuje potřebu hlubinných základů, což zvyšuje efektivitu stavebních projektů. Menard Construction je součástí jedné z největších stavebních skupin na světě, zaměstnávající přibližně 185 000 lidí, a je kótována na pařížské burze. V poslední době se firma intenzivně zaměřuje na bezpečnost zaměstnanců a na zavádění digitálních řešení, která zvyšují efektivitu provozu.

Výchozí situace:

Dříve firma fungovala na základě tradičních, papírových procesů, zejména v oblasti účetnictví. Papírové faktury musely být ručně schvalovány a stavební vedoucí museli fyzicky cestovat na centrálu, aby je mohli potvrdit. Tento proces byl časově náročný, nepružný a neefektivní. Menard Construction proto čelila problému, jak zefektivnit správu účetnictví a zlepšit tok informací v reálném čase.

Výzva:

Cílem bylo zavést systém, který by firmě umožnil nejen digitalizovat účetní procesy, ale také zajistit přístup k aktuálním informacím, rychlé schvalování faktur a efektivnější reportování pro mateřskou společnost. Hlavními požadavky byly snadná implementace, intuitivní ovládání a podpora při dodržování auditních stop. Jan Langer, finanční ředitel Menard Construction, k tomu dodává: „Naším cílem bylo zjednodušit procesy, zrychlit schvalování faktur a zlepšit celkový přístup k finančním datům v reálném čase. Potřebovali jsme systém, který by podporoval růst naší společnosti, a zároveň zajišťoval transparentnost.“

Řešení:

Společnost se rozhodla zavést digitální platformu wflow, která umožňuje digitalizaci účetnictví, zpracování a schvalování faktur. Tento systém doporučil externí účetní a daňový poradce, což firmě pomohlo minimalizovat rizika spojená s přechodem na nové řešení. Robert Soudný, expert na digitalizaci účetnictví a CEO společnosti wflow, k tomu říká: „Platforma wflow byla navržena tak, aby byla snadno integrovatelná do stávajících systémů a minimalizovala komplikace během implementace. Zaměřujeme se na to, aby přechod na digitální účetnictví probíhal hladce a firmy měly okamžité přínosy z digitalizace.“ wflow umožňuje rychlý přenos informací, a díky tomu Menard Construction dosahuje lepší kontroly nad náklady a efektivnějšího schvalování faktur.

Proces implementace:

Zavedení systému proběhlo hladce. Ačkoli nejdelší část procesu představovalo propojení mezi wflow a stávajícím systémem Helios, vše bylo dokončeno rychleji, než se původně očekávalo. Implementace byla přijata s určitými obavami ze strany zaměstnanců, především kvůli nutnosti kontroly dat vytěžených systémem. Tyto obavy však postupně ustoupily, jak se technologie zdokonalovala a pracovníci si zvykli na nové procesy.

Výhody systému:

Zavedení systému přineslo mnoho výhod:

• Zrychlené schvalovací procesy – digitalizace faktur a jejich rychlejší zpracování umožňuje firmě reagovat rychleji na potřeby mateřské společnosti a minimalizovat zpoždění plateb.
• Přístupnost – dokumenty jsou snadno dostupné odkudkoliv, což usnadňuje práci zaměstnancům na stavbách i v kancelářích.
• Auditní stopy – díky systému mají auditoři jasný přehled o schvalovacích cestách, což zvyšuje důvěryhodnost procesů a transparentnost účetnictví.
• Snížení dopadů na životní prostředí – přechod z papírových dokumentů na digitální řešení přináší ekologické výhody.
• Bezpečnost dat – firma dbá na ochranu informací, což je důležité jak z hlediska účetnictví, tak pro celkový chod společnosti.

Výsledky:

Po zavedení systému wflow došlo k výraznému zlepšení efektivity a rychlosti účetních operací. Schvalovací procesy probíhají plynuleji a digitální stopa umožňuje lepší kontrolu nad celým procesem. Pozitivní zpětnou vazbu poskytli nejen interní zaměstnanci, ale i auditoři a vedení mateřské společnosti. Po úspěšné implementaci firma plánuje dále rozšířit digitalizaci, zejména v oblasti drobných výdajů, které jsou stále vedeny v papírové formě.

Budoucí kroky:

V souladu s pokračujícím vývojem technologií se Menard Construction zaměřuje na další automatizaci a digitalizaci procesů. Důraz bude kladen na eliminaci papírových dokumentů u drobných výdajů a zefektivnění dalších finančních operací. „Plánujeme plnou digitalizaci veškerých našich účetních procesů. Systém, který jsme zavedli, nám poskytuje pevný základ pro další automatizaci a růst,“ uzavírá Jan Langer.

Závěr:

Digitalizace účetních procesů pomocí systému wflow umožnila Menard Construction výrazně zefektivnit provoz, zlepšit přístup k informacím a zajistit lepší kontrolu nad náklady. Přechod na nový systém se ukázal jako klíčový krok k zajištění konkurenceschopnosti na stavebním trhu, přičemž firma očekává, že v budoucnu dojde k dalšímu rozvoji technologií, které jí pomohou ušetřit čas i peníze.

‍